Come si scrive una e-mail in inglese: 5 punti da tenere in considerazione

Conosci la sindrome della “pagina bianca”? Sicuramente sì, ed è una cosa che può succedere anche con un compito semplice come scrivere una e-mail. Stiamo parlando di quel blocco che si ha quando ci si trova di fronte a una pagina vuota, sia di carta che digitale, per il quale è sempre difficile iniziare a scrivere la prima parola. Anche se nelle e-email si può cancellare in qualsiasi momento ciò che si è scritto, all’epoca delle lettere su carta era tutta un’altra cosa. Se sbagli, la prima volta lo puoi sistemare, la seconda diventa già più complicato, la terza devi cominciare a prendere in considerazione di iniziare un foglio nuovo. Per fortuna oggi non abbiamo più questo problema!

Tuttavia oggi abbiamo una complicazione in più, dato che tutto è connesso a livello globale ci troviamo a comunicare di più in inglese. Quando devi esprimerti in una lingua che non è la tua, diventa ancora più difficile iniziare a scrivere. Tuttavia, soprattutto nell’ambito lavorativo, è importante farlo correttamente.
Per questo motivo vogliamo aiutarti presentandoti la struttura di base che dovrebbe seguire una e-mail in inglese. Aggiungiamo anche delle frasi standard con le quali non potrai sbagliare ;).

1. Let’s get started!

Cominciamo con un trucco molto semplice, però molto efficace. Cambia l’impostazione della lingua del tuo account di posta in inglese, in questo modo in poco più di una settimana imparerai i termini di base in inglese. E allo stesso tempo ti aiuterà a “cambiare mentalità”, vedrai come il programma in inglese ti sarà di aiuto per iniziare a scrivere in questa lingua. Se continui a vedere parole nella tua lingua sullo schermo è probabile che tu stia continuando a pensare in italiano o che traduca frase per frase, che è una delle prime abitudini che da abbandonare. Iniziamo quindi dalle parole di base:

Recipient = Destinatario

Subject = Oggetto

Attachment = Allegato

Signature = Firma

Sent = Inviata (si riferisce alla cartella della posta inviata nel tuo account e-mail, ma è anche il passato semplice e il participio del verbo “to send”)

Received = Arrivata (come sopra, parliamo della cartella, ma può anche essere il passato semplice e il participio del verbo “to receive”)

Draft = Bozze

Forward = Inoltra

2. La famosa prima parola

Il modo in cui iniziare la tua e-mail dipende se deve essere formale o informale. In questo caso è un bene che in inglese non si fa differenza tra tu e lei, così con un semplice “you” non si offende nessuno. Tuttavia in alcuni paesi, culture, situazioni o in base alla relazione che si ha con il destinatario, è meglio rivolgersi alla persona con il cognome. Se non sai come si chiama la persona a cui stai scrivendo, usa “To whom it may concern” (a chi di competenza). Dopo i saluti iniziali, devi continuare con una piccola introduzione e, in base alla situazione, ti presenti Ecco alcuni esempi:

Hi xxx, how are you? I hope everything is alright. I’m xxx, we met in xxx = Ciao xxx, come stai? Spero che vada tutto bene. Sono xxx, ci siamo conosciuti a xxx

Dear Mr xxx, I hope this e-mail finds you well = Gentile signor xxx, spero che tutto vada bene.

Hi xxx, how are you? I’m xxx I work for = Ciao xxx, come stai? Mi chiamo xxx, lavoro a

3. Per quale motivo scrivi l’e-mail?

Le e-mail di solito sono più brevi delle lettere, per esempio, e considerando la quantità di e-mail che si ricevono ogni giorno, la cosa migliore è esprimersi in maniera diretta, senza giri di parole. Quindi dopo i saluti iniziali, puoi andare direttamente al nocciolo della tua e-mail. Ti lasciamo delle frasi introduttive con le quali potrai proseguire:

I’m writing you in order to discuss… = Ti/Le scrivo per parlare di…

I just wanted to let you know… = Volevo semplicemente informarla…

I would like to update you on… = Vorrei aggiornala in merito a…

4. Come rispondere

Quando sei tu a ricevere una e-mail, devi cominciare in maniera diversa. Sarà più facile perché puoi prendere come riferimento lo stile dell’altra persona e riprendere il suo discorso. Le frasi seguenti possono esserti utili in questo caso:

Hi xxxx, I’m sorry for the delay…= Ciao xxxx, mi scuso per il ritardo…

Hi xxxx, thanks for your message…= Ciao xxxx, grazie per la tua e-mail…

Hi xxxx, it’s good to hear from you…= Ciao xxxx, mi fa piacere avere tue notizie

5. Tempo di saluti

Per quanto riguarda il modo di congedarsi, ci sono diverse opzioni. Iniziando dal fatto che dipende dalla persona alla quale ci si rivolge, se è in tono formale o informale, da dove viene il destinatario (questione culturale), ecc. C’è addirittura che dice che sarebbe meglio evitare i saluti finali. C’è chi sostiene che, poiché comunichiamo sempre più attraverso canali più diretti, come Skype o chat, si crea un flusso di comunicazione e i saluti di congedo di una e-mail possono essere interpretati come una conclusione definitiva allo scambio di messaggi. Ad ogni modo, affinché tu sia pronto per qualsiasi caso, ti lasciamo alcuni esempi di base:

Kind regards = Cordiali saluti

I’m looking forward to hearing from you = Resto in attesa di una risposta

Bests/Thanks = Saluti/Grazie

Cheers = Grazie (informale)

Have a good day/week-end = Buona giornata/fine settimana

Facci sapere se ti servono altre frasi utili per scrivere le tue e-mail in inglese!

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2 thoughts on “Come si scrive una e-mail in inglese: 5 punti da tenere in considerazione”

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